Gerir a sua lista de tarefas como um milionário!

Como abordado em temas anteriores um dos maiores desafios e uma das questões mais importantes neste mundo acelerado é gerirmos o nosso ativo mais precioso- o nosso TEMPO.

Já tínhamos deixado algumas dicas que podem utilizar para gerir melhor o tempo mas hoje vamos particularizar um pouco mais.

Como gerir as nossas listas de tarefas?!

Todos os dias os gestores são completamente inundados por tarefas que precisam de ser levadas a cabo, além disso são constantemente requisitados para assuntos das suas equipas, clientes ou fornecedores que competem pelo seu foco, pela sua atenção e pelo seu TEMPO.

Então como tornar a gestão e resolução dessas tarefas mais eficaz?

Uma das maneiras ferramentas mais práticas é a Matriz de Eisenhower, que classifica as tarefas utilizando uma matriz de quatro entradas em que classifica as diferentes tarefas que tem de resolver em Importante versus não importante e em Urgentes versus não urgentes.

Quadrante I: Importantes+Urgentes= Acrescentam valor e resultado e devem ter resolução imediata

Quadrante II: Importantes+Não urgentes= Não requerem resolução imediata mas acrescentam valor e resultados

Quadrante III: Não importantes+ urgentes= São de resolução rápida mas não acrescentam grande valor

Quadrante IV: Não importantes+Não urgentes=Não acrescentam valor nem requerem resolução imediata.

Provavelmente estará a dedicar pouco tempo e atenção ao quadrante II que, na realidade devia ser o quadrante ao qual dedica maior foco. Neste estão incluídas as atividades importantes de longo prazo (ex: encontrar o software de gestão adequado, definir um orçamento anual para a clinica, definir e colocar em prática a campanha de marketing digital da clinica, etc.) e que acabam por ter maior impacto nos seus resultados e na sua vida.

Na maioria das vezes perdemos-nos nos quadrantes III, onde se incluem as interrupções constantes e, na maioria das vezes pouco importantes (atender telefonemas, ver constantemente os e-mail, interrupções de outras pessoas, etc) e no quadrante IV (reuniões desnecessárias, redes sociais, e noutras tarefas que não acrescentam valor.

No quadrante I estão inseridas as crises e devemos fazer os possíveis para ter o mínimo de tarefas neste quadrante.

Como lidar com os diferentes quadrantes?

Quadrante I - Fazer de imediato: no entanto as crises devem ser evitadas através de planeamento (atividade do quadrante II) e gestão adequados, trabalhar num ambiente de “crise” é desgastante, pouco produtivo e stressante, diminuindo a produtividade e a felicidade de toda a equipa, e do gestor inclusive.

Quadrante II- Produtividade máxima (correto agendamento): neste quadrante estão incluídas as tarefas que, provavelmente terão maior impacto nos seus resultados, é neste que devemos investir mais tempo é, portanto necessário agendar estas atividades porque, de outro modo, serão substituídas por outras atividades menos produtivas.

Quadrante III- Distração (Organizar e/ou delegar): este quadrante é bastante “perigoso” por um lado são as tarefas que nos ocupam a maior parte do dia, consumindo a maioria do nosso ativo mais precioso (TEMPO) e, por outro, nos dão a falsa sensação de estarmos a ser produtivos. Caso seja possível estas tarefas devem ser delegadas em terceiros (ex: inserção de dados de faturas de fornecedores no sistema informático, atendimento primário de telefonemas, controlo físico de stock, etc). Caso não seja possível devem ser organizadas (ex: definir momentos específicos do dia para verificar e responder a e-mail, desligar notificações de e-mail e redes sociais, etc.)

Quadrante IV- “Deixar cair” ou Reavaliar mais tarde: Essencialmente devemos perder o mínimo de tempo com este quadrante.

O principal insight desta matriz é tornar bem evidente a diferença entre o que estamos a fazer versus o que devíamos estar a fazer e, idealmente ajudar a criar planos e estratégias verdadeiramente importantes em detrimento das que não o são.

Inicialmente deve proceder a este exercício por escrito colocando por exemplo um quadro branco onde desenha a matriz e utiliza post-it ou marcadores para classificar as tarefas em mãos. No entanto, à medida que vai utilizando a ferramenta vai acabar por, eventualmente conseguir fazer o exercício mentalmente. No entanto recomendamos que continue a colocar por escrito e de forma visível a sua matriz de gestão de tempo (Matriz de Eisenhower)